Canada Border Services Agency

Agence des services frontaliers du Canada

MEMORANDUM FOR:

Regional Directors General &

Regional Directors of Human Resources

NOTE DE SERVICE À

L’INTENTION DE :

Tous les directeurs généraux régionaux et directeurs régionaux des Ressources humaines

SUBJECT:

Administrative Function Review (AFR)

OBJET :

Examen de la fonction administrative (EFA)

We have come to the final stage of the Administrative Function Review project.

As you are aware, our approach was to review some 51 work descriptions (both regional and national) detailing administrative support responsibilities at the AS-3, AS-2,

AS-1, CR-4 and CR-3 levels.

 Over the past year we have gone through consultation processes with regional management and working groups representing employees performing this type of work and the union.  Five generic work descriptions were written, taking into consideration feedback from the regions.  As generic work descriptions cover the vast majority of the work assigned to a job, not all feedback provided through the consultation process was incorporated, as some of the specifics were inferred in the overall Key Activities.

Nous sommes parvenus à l’étape finale du projet d’examen de la fonction administrative (EFA). Comme vous le savez, notre démarche consistait à examiner quelque 51 descriptions de travail (régionales et nationales) énonçant les responsabilités en matière de soutien administratif aux niveaux AS-3, AS-2, AS-1, CR‑4 et CR-3. 

Au cours de la dernière année, nous avons mené des consultations avec la direction régionale et les groupes de travail représentant les employés qui effectuent le type de travail en question et le syndicat. Cinq descriptions de travail génériques qui tiennent compte de la rétroaction des régions ont été rédigées. Comme les descriptions de travail génériques englobent la majorité des tâches assignées à un emploi, la rétroaction obtenue lors des consultations n’a pas été intégrée au complet, car certaines précisions sont données dans les Activités principales d’ensemble.

The five generic work descriptions were evaluated in December 2008 by a classification committee comprised of two accredited classification specialists and an external consultant accredited in classification.  The classification committee recommended to Barbara Hébert that new national jobs be created effective December 15, 2008 as follows:

ASC797, Executive Assistant (AS-3)

ASC798, Administrative Officer (AS-2)

ASC799, Administrative Assistant (AS-1)

CRC719, Office Assistant (CR-4)

CRC720, Administrative Support Clerk (CR-3)

The committee recommendations were authorized by Barbara Hébert on January 7, 2009.

The classification committee reports, national work descriptions and Q&As concerning the AFR project will be posted on the National Organization and Classification web-site in the near future.  The new national work descriptions and the Q&As are attached with this memorandum.

Les cinq descriptions de travail génériques ont été évaluées en décembre 2008 par un comité de classification formé de deux spécialistes accrédités en classification et d’un consultant externe accrédité en classification. Le comité a recommandé à Barbara Hébert la création de nouveaux emplois nationaux dont la date d’entrée en vigueur serait le 15 décembre 2008 :

ASC797, Adjoint exécutif/Adjointe exécutive (AS-3);

ASC798, Agent(e) administratif(ve) (AS-2);

ASC799, Adjoint(e) administratif(ve) (AS-1);

CRC719, Aide de bureau (CR-4);

CRC720, Commis de soutien administratif (CR-3).

Les recommandations du comité ont été approuvées par Barbara Hébert le 7 janvier 2009.

Les rapports du comité de classification, les descriptions de travail nationales et les questions et réponses sur l’EFA seront affichés dans le site Web de la Division nationale de l’organisation et de la classification sous peu. Vous trouverez ci‑joint les nouvelles descriptions de travail nationales et les questions et réponses.

The five new national work descriptions are intended for employees providing internal administrative support to unit supervisors, managers, directors, and regional directors general. They are not intended for employees who provide support services directed toward a program.

All employees “mapped” to one of the new national jobs must be provided with a new work description, i.e. the work description classified at the same group and level as the position the employee currently occupies. A copy of the work description is to be signed by the immediate supervisor “I certify that the following is a description of the work to be performed.” and the employee “I certify that I have received this work description.”  A signed copy must be provided to each incumbent of the new national job and a copy should be retained at the local offices for future reference.

 Should an employee refuse to sign the certification page when provided with the copy of the new work description, a witness should sign to confirm that the supervisor provided the document on that day.  In the event of a classification grievance, please provide our Classification Redress Section with a copy of the signed certification page attached to the grievance form.  Employees have 35 days after the day they receive their new work description to present a classification grievance.

 A list of all employees “mapped” to a new national job will be sent to the directors of human resources in each region shortly.

Les cinq nouvelles descriptions de travail nationales visent les employés qui offrent un soutien administratif à l’interne aux superviseurs d’unité, aux gestionnaires, aux directeurs et aux directeurs généraux régionaux. Elles ne visent pas les employés qui offrent des services de soutien à un programme.

Tous les employés « jumelés » à l’un des nouveaux emplois nationaux doivent recevoir une nouvelle description de travail, c.‑à‑d. la description de travail classée dans le même groupe et au même niveau que le poste occupé actuellement par l’employé. Une copie de la description de travail doit être signée par le superviseur immédiat « J’atteste que ce qui suit est une description du travail à exécuter. » et par l’employé « J’atteste que j’ai reçu cette description de travail. ». Une copie signée doit être fournie à chaque titulaire du nouvel emploi national et une copie doit être conservée au bureau local à titre de référence.

Si un employé refuse de signer la page d’attestation au moment où il reçoit la nouvelle description de travail, un témoin doit signer le document afin de confirmer que le superviseur immédiat a remis la description de travail le jour en question. Dans l’éventualité d’un grief de classification, veuillez joindre une copie de la page d’attestation signée au formulaire de grief avant de le faire parvenir à notre section des recours de classification. Les employés disposent de 35 jours, à partir de la date de réception de leur nouvelle description de travail, pour présenter un grief de classification.

La liste de tous les employés « jumelés » à un nouvel emploi national sera bientôt envoyée aux directeurs des Ressources humaines de chaque région.

All encumbered positions on the now obsolete regional and national jobs will be moved to the appropriate new national job.  All vacant positions attached to the obsolete jobs will be deleted, and subsequently, the obsolete jobs will be deleted.  This position administration action will be completed by HQ Classification.  No staffing action is required.

Tous les postes dotés liés aux emplois régionaux et nationaux maintenant désuets seront rattachés au nouvel emploi national approprié. Tous les postes vacants liés aux emplois désuets seront supprimés, puis ce sera au tour des emplois désuets. Cette mesure relative à l’administration des postes sera prise par la Classification à l’AC. Aucune mesure de dotation n’est requise.

There will be no reclassifications as part of the AFR project.  Any appointments to higher levels will be done through separate staffing actions further to a management decision to utilize a new national job.  In these cases, it would follow that the previous level would be eliminated in that part of the organization (e.g. a regional director general may choose to utilize the AS-3 national job for his/her executive assistant, if it appropriately describes the work.  If this represents a new level in his/her organization, it follows that once the new AS-3 position is staffed, the existing AS-2 position would be deleted).  Questions concerning the “appropriateness for use” should be directed into the National Organization and Classification Division.    

Aucune reclassification ne sera effectuée dans le cadre de l’EFA. Toute nomination à un poste de niveau supérieur se fera au moyen d’une mesure de dotation distincte faisant suite à une décision de la direction d’utiliser un nouvel emploi national. En pareil cas, le niveau précédent serait éliminé dans cette partie de l’organisation (p. ex., le directeur général régional peut décider d’utiliser l’emploi national AS-3 pour son adjoint administratif si cet emploi décrit le travail de manière appropriée. S’il s’agit d’un nouveau niveau dans son organisation, une fois que le nouveau poste AS-3 est doté, le poste AS-2 existant serait supprimé). Les questions concernant l’utilisation appropriée des emplois doivent être adressées à la Division nationale de l’organisation et de la classification.

Should further information or clarification be required on this classification process, please contact Peter Ballinger at (613) 948-9754.

Si vous avez besoin de plus amples renseignements ou d’éclaircissements au sujet de ce processus de classification, veuillez communiquer avec Peter Ballinger au

613-948-9754.